Assistant(e) de direction - Direction générale

Office Français de l’Immigration et de l’Intégration (OFII)

L’Office Français de l’Immigration et de l’Intégration (OFII) est un établissement public administratif placé sous la tutelle du Ministère de l’Intérieur, dont  les cinq missions principales sont :

• L’accueil et l’intégration des immigrés autorisés à séjourner durablement en France et signataires à ce titre d’un contrat d’intégration républicaine avec l’Etat 
• L’accueil et l’accompagnement des demandeurs d’asile
• L’aide au retour et à la réinsertion des étrangers dans leur pays d’origine
• La gestion des procédures de l’immigration régulière aux côtés ou pour le compte des préfectures et des postes diplomatiques et consulaires.
• L’émission de l’avis médical dans le cadre de la procédure d’autorisation de séjour pour raisons de santé.

L’OFII travaille avec tous les acteurs institutionnels en France et à l’étranger, préfectures, postes diplomatiques et consulaires, afin d’apporter la meilleure offre de service aux publics migrants et aux employeurs d’étrangers en situation régulière.

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus sur : www.ofii.fr 

Sous l’autorité directe de la Cheffe de Cabinet, le  titulaire du poste assure le secrétariat de la direction générale.

Organisation et gestion :

Organiser et gérer dans l’intégralité le conseil d’administration en liaison avec la cheffe de cabinet

Gérer les agendas (rendez-vous, déplacements et réunions)

Suivre les saisines en liaison avec la cheffe de cabinet : interventions, CADA, Défenseur des droits etc.

Préparer les réunions (convocations, préparation des dossiers, installation et remise en état des salles) et  organiser les déplacements (commandes de billets/hôtel, programme,…)

Coordonner l’ensemble des services pour l’organisation des réunions et la préparation/suivi des dossiers de la direction générale

Gérer le personnel du Cabinet sous l’autorité de la Cheffe de Cabinet (tableaux des congés, commande cartes cadeau, chèque déjeuner…)

Commander les fournitures

Secrétariat :

Rédiger et mettre en forme des documents, notes, comptes rendus

Traiter le courrier arrivé et départ

Classer et archiver

Vérifier les parapheurs (forme et orthographe)

Accueil :

Gérer les appels

Accueillir et recevoir les visiteurs

A noter : remplacement de la Cheffe du Cabinet et  de la 2ème assistante de direction lors des absences (congés ou autres). A titre exceptionnel,  astreintes ou horaires décalés liés aux contraintes du Cabinet et de l’actualité.

 Savoir-faire :

- Secrétariat courant

- Rédaction administrative

- Mettre en forme des documents

- Enregistrer et classer des documents

 
Savoir être :

- Respect de la confidentialité

- Discrétion

- Disponibilité

- Aisance relationnelle et bonne présentation

- Esprit d’initiative et réactivité

- Sens de l’organisation

- Rigueur

Connaissances :

- Maitrise des logiciels bureautiques

- Connaissance du protocole administratif