Assistant(e) du Service juridique et contentieux

Office Français de l’Immigration et de l’Intégration (OFII)

L’Office Français de l’Immigration et de l’Intégration (OFII) est un établissement public administratif placé sous la tutelle du Ministère de l’Intérieur, dont  les cinq missions principales sont :

•L’accueil et l’intégration des immigrés autorisés à séjourner durablement en France et signataires à ce titre d’un contrat d’intégration républicaine avec l’Etat 
•L’accueil et l’accompagnement des demandeurs d’asile
•L’aide au retour et à la réinsertion des étrangers dans leur pays d’origine
•La gestion des procédures de l’immigration régulière aux côtés ou pour le compte des préfectures et des postes diplomatiques et consulaires.
•L’émission de l’avis médical dans le cadre de la procédure d’autorisation de séjour pour raisons de santé.

L’OFII travaille avec tous les acteurs institutionnels en France et à l’étranger, préfectures, postes diplomatiques et consulaires, afin d’apporter la meilleure offre de service aux publics migrants et aux employeurs d’étrangers en situation régulière.

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus sur : www.ofii.fr 

OFII

L’assistant(e) de direction est chargé(e) du secrétariat de la direction en lien avec les activités du service.

En qualité de gestionnaire des Ressources Humaines, il/elle assure également l’interface avec la direction des ressources humaines à travers la prise en charge des aspects administratifs de la gestion du personnel.

Par ailleurs, l’assistant(e) de direction apporte un appui au pôle du contentieux des conditions matérielles d’accueil en assurant la gestion des notifications adressées à l’OFII via Télérecours.

 
Secrétariat de Direction
Gérer la réception du courrier de la direction
Gérer et filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et fournir un premier niveau d’information
Gérer l’agenda de la direction
Saisir les FEB et suivre les paiements des honoraires des avocats

Faire le suivi de l’application télérecours en lien avec les juristes du pôle (tache exacte à préciser)

Inventorier, commander les fournitures et veiller à la gestion du stock

Appui au pôle en charge du contentieux des CMA
Assurer le suivi de l’application télérecours en lien avec les juristes du pôle contentieux

Assurer le paiement et le suivi des factures et honoraires

Gestion administrative du personnel

Réaliser le suivi des effectifs, mettre à jour l’organigramme et l’annuaire

Assurer le suivi RH des dossiers du personnel de la direction (gestion des congés, tickets resto, état de télétravail, arrêt maladie)

Organiser l’arrivée des nouveaux agents et les accueillir

Assurer l’interface avec la DAIL et la DSI en cas de dysfonctionnement au niveau du service

Savoir-faire :

Aisance rédactionnelle

Saisir et mettre en forme des documents

Enregistrer et classer des documents

Gérer un agenda

Filtrer les informations

 
Savoir être :

Sens de la confidentialité,  discrétion

Sens de l’organisation/Rigueur

Aisance relationnelle

Capacité d’adaptation

Aptitude à la polyvalence

Capacité d’analyse

Esprit d’initiative

Réactivité

Disponibilité

Travail en équipe

 
Connaissances :

Maitrise des outils bureautiques (word, excel…)

Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’OFII

Application RH