Gestionnaire pôle administratif - Direction des affaires immobilières et logistiques (DAIL) de l'OFII

Office Français de l’Immigration et de l’Intégration (OFII)

L’Office Français de l’Immigration et de l’Intégration (OFII) est un établissement public administratif placé sous la tutelle du Ministère de l’Intérieur, dont  les cinq missions principales sont :

• L’accueil et l’intégration des immigrés autorisés à séjourner durablement en France et signataires à ce titre d’un contrat d’intégration républicaine avec l’Etat 
• L’accueil et l’accompagnement des demandeurs d’asile
• L’aide au retour et à la réinsertion des étrangers dans leur pays d’origine
• La gestion des procédures de l’immigration régulière aux côtés ou pour le compte des préfectures et des postes diplomatiques et consulaires.
• L’émission de l’avis médical dans le cadre de la procédure d’autorisation de séjour pour raisons de santé.

L’OFII travaille avec tous les acteurs institutionnels en France et à l’étranger, préfectures, postes diplomatiques et consulaires, afin d’apporter la meilleure offre de service aux publics migrants et aux employeurs d’étrangers en situation régulière.

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus sur : www.ofii.fr 

La direction des affaires immobilières et logistiques (DAIL) détermine et conduit la politique immobilière de l’établissement, définit la stratégie immobilière, conduit et suit les chantiers importants, s’assure de la sécurisation des sites et en réalise la mise aux normes.

Elle assure également l’administration générale de l’établissement : fonctionnement courant quotidien des services, gestion logistique et mobilière, traitement centralisé du courrier, reprographie.

Au sein de la Pôle Administratif, et sous l’autorité directe du Directeur de la DAIL, le titulaire du poste met en œuvre les activités suivantes :

·        Gestion budgétaire :

-        Suivi du budget d’investissement (marchés de travaux, achats de véhicules de service) et de fonctionnement (paiement des loyers et charges des implantations du service central)

-        Suivi des tableaux de bord budgétaires (budget, inventaire physique et comptable, parc immobilier…)

-        Production régulière de reportings à destination de la Direction, permettant le suivi consolidé des dépenses, des engagements et des écarts budgétaires

·        Gestion des baux et contrats

-        Analyse des baux en cours et des nouveaux contrats de bail

-        Gestion des dossiers de copropriété (assemblées générales, procès-verbaux, échanges avec le syndic).

-        Suivi des contrats du service central

-        Appui et conseil aux directions territoriales sur les domaines de compétence du Pôle Administratif

-        Suivi des contrats d’assurance

·        Gestion du parc de véhicules

-        Mise à jour du tableau de suivi du parc automobile.

-        Suivi des assurances, sinistres, entretien/réparation.

Gestion des marchés liés au carburant, péage, cession/acquisition de véhicules

Ces missions nécessitent une collaboration étroite en interne avec le Direction des Affaires Financières et le réseau des Directions territoriales et Représentations de l’OFII à l’étranger, ainsi que des prestataires externes à l’OFII en matière immobilière et logistique.

Savoir-faire :
-        Travailler en équipe et en autonomie

-         Savoir anticiper

-         Savoir rendre compte

 
Savoir être :
-        Sens de l’organisation/Rigueur

-        Capacité d’analyse

-        Compétences relationnelles

-        Capacité d’adaptation et de réactivité

-         Disponibilité

-         Rigoureux

 
Connaissances :
-        Connaissances budgétaires et comptables

-        Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc)

-        Connaissance du droit immobilier et des baux commerciaux