Responsable du bureau de l’accueil et de l’intégration

OFII

L'Office Français de l'Immigration et de l'Intégration (OFII) est un établissement public administratif placé sous la tutelle du Ministère de l'Intérieur, dont  les cinq missions principales sont  :

• L'accueil et l'intégration des immigrés autorisés à séjourner durablement en France et signataires à ce titre d'un contrat d'intégration républicaine avec l'Etat 
• L'accueil et l'accompagnement des demandeurs d'asile
• L'aide au retour et à la réinsertion des étrangers dans leur pays d'origine
• La gestion des procédures de l'immigration régulière aux côtés ou pour le compte des préfectures et des postes diplomatiques et consulaires.
• L'émission de l'avis médical dans le cadre de la procédure d'autorisation de séjour pour raisons de santé.

• L'OFII travaille avec tous les acteurs institutionnels en France et à l'étranger, préfectures, postes diplomatiques et consulaires, afin d'apporter la meilleure offre de service aux publics migrants et aux employeurs d'étrangers en situation régulière.

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus sur : www.ofii.fr

Sous la responsabilité de la directrice territoriale et de son adjointe, le/la responsable du bureau assure
la mise en œuvre des procédures d’accueil et d’intégration et veille au bon fonctionnement du service par
un encadrement adapté aux activités.
Il/elle s’assure également du bon déroulement des marchés de formation et veille au respect du cahier
des charges par les prestataires. Il/elle assure le suivi administratif et financier des marchés et participe
au contrôle des titulaires des différents marchés contractés.
Par ailleurs, le/la responsable participe, en tant que de besoin, à des entretiens d’audit à la direction
territoriale ou en externe à Saint Laurent du Maroni.

Management, coordination, animation et pilotage du bureau BAI
- Répartir les activités, élaborer les plannings des agents
- Organiser, coordonner et contrôler les activités du bureau
- Veiller au respect des dispositifs, au bon fonctionnement des procédures et au niveau de qualité des
prestations
- Être un référent pour les agents, leur fournir conseils et informations sur les modalités de mise en œuvre
des procédures
- Favoriser la cohésion d’équipe : organiser les réunions d’équipe, prévenir et gérer les conflits et intégrer
des nouveaux agents
- Assurer l’évaluation des agents
- Participer aux réflexions conduites dans le domaine d’activité du bureau et aux réunions internes de
coordination
Suivi d’activité
- Participer à la création d’outils de planification et de suivi
- Préparer et vérifier les données statistiques et rapports périodiques des bureaux et en assurer la
transmission à sa hiérarchie
Relations avec les partenaires institutionnels ou privés
- Assurer les liaisons fonctionnelles avec les différents partenaires institutionnels ou privés
- Participer aux réunions extérieures de coordination à la demande du DT
-Gérer les contrats passés avec les prestataires et veiller à leur bonne exécution 

- Promouvoir les dispositifs auprès des partenaires

Veille réglementaire
- Suivre l’évolution de la réglementation en vigueur dans son domaine, diffuser l’information auprès des
agents et veiller à son application
Animation des relations avec les prestataires intégration
-  Veiller à l’adéquation permanente entre l’offre de service et les besoins de formation
-  Préparer les réunions de coordination, les animer sur demande de sa hiérarchie
- Diffuser les consignes du service central auprès des prestataires
- Proposer des améliorations aux prestataires
Suivi du dispositif
- Utiliser les outils de suivi de la présence aux formations
- Recueillir et consolider les informations quantitatives et qualitatives nécessaires au suivi des dispositifs
du CIR
- Assurer le suivi quotidien des bons de commande
Suivi et contrôle des marchés
- S’assurer de la conformité des prestations au regard du cahier des charges et des résultats attendus
- Notifier au titulaire du marché les manquements aux conditions du cahier des charges
- Vérifier les conditions d’exécution du marché et notamment le respect des délais
- Alerter la DAF ou la DAI en cas d’incidents ou de contentieux potentiels
- Identifier les besoins et commander aux titulaires les prestations de service
- Enregistrer l’engagement dans l’application financière et éditer les bons de commandes
- Suivre les engagements et les dépenses et veiller au respect du budget alloué au marché
- Assurer le suivi financier régulier et communiquer les éléments physico financiers au siège
- Organiser le dispositif de contrôle des prestataires, réaliser les contrôles sur place et rendre compte
de son évaluation.

La direction territoriale de Cayenne met en œuvre une démarche d’ « aller-vers » pour les publics les plus
éloignés. A ce titre, des PFA sont actuellement organisées à Saint Laurent du Maroni et feront
prochainement l’objet d’une expérimentation à St Georges. Dans ce cadre des déplacements réguliers sur
l’ensemble du territoire guyanais sont à prévoir, incluant des trajets de longue durée (jusqu’à 3 heures
aller), afin d’assurer le suivi des actions déployées mais également de réaliser les contrôles des opérateurs
dans le cadre du suivi de l’exécution des marchés.

Savoir-faire :

- Capacité à manager

- Organiser et planifier les tâches

- Conduire des réunions internes

- Capacité d’analyse et de synthèse

- Assurer l’évaluation des agents

- Relayer et respecter des consignes

- Gérer les relations avec les partenaires externes

Savoir être :

- Compétences relationnelles

- Capacité d’adaptation, réactivité

- Gestion des priorités

- Etre polyvalent(e)

- Capacité à rendre compte

Connaissances :

- Réglementation relative aux procédures d’immigration, d’accueil et d’intégration

- Connaissance des acteurs sur le territoire

- Connaissance des applications informatiques métier

- Notions de techniques financières et de gestion

- Langues étrangères

- Permis B obligatoire