Assistant(e) de direction – Direction de l'asile

Office Français de l'Immigration et de l'Intégration (OFII)

L'Office Français de l'Immigration et de l'Intégration (OFII) est un établissement public administratif placé sous la tutelle du Ministère de l'Intérieur, dont  les cinq missions principales sont  :
- L'accueil et l'intégration des immigrés autorisés à séjourner durablement en France et signataires à ce titre d'un contrat d'intégration républicaine avec l'Etat 
- L'accueil et l'accompagnement des demandeurs d'asile
- L'aide au retour et à la réinsertion des étrangers dans leur pays d'origine
- La gestion des procédures de l'immigration régulière aux côtés ou pour le compte des préfectures et des postes diplomatiques et consulaires.
- L'émission de l'avis médical dans le cadre de la procédure d'autorisation de séjour pour raisons de santé.
L'OFII travaille avec tous les acteurs institutionnels en France et à l'étranger, préfectures, postes diplomatiques et consulaires, afin d'apporter la meilleure offre de service aux publics migrants et aux employeurs d'étrangers en situation régulière.

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus sur : www.ofii.fr

L’assistant(e) de direction sera chargé(e) du secrétariat du directeur général adjoint en charge de l’asile (DGA) ainsi que de celui de la directrice de l’asile. Il/elle apportera un soutien à l’équipe de direction et assurera la liaison avec les partenaires extérieurs et les directions internes de l’établissement.

Secrétariat :

• Mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et rapports conformément à la charte graphique de l’OFII et assurer leur archivage électronique
• Gérer la circulation des parapheurs et le suivi du courrier et notes en cours de préparation ou de signature
• Photocopier, classer et archiver les documents du DGA et de la directrice de l’asile
• Préparer les aspects logistiques des réunions (réservation de salle, programmation des visioconférences, convocation des participants) et les dossiers en lien avec les équipes
• Préparer les déplacements du DGA et de la directrice de l’asile : mise à disposition de l’ensemble des documents nécessaires
• Rédiger les comptes rendus des réunions hebdomadaires et suivre les échéances
• Veiller à la circulation de l’information auprès des bureaux de la direction sur son périmètre
• Gérer les commandes de fournitures et matériels de la direction

Organisation et gestion :

• Gérer les appels du DGA et de la directrice de l’asile, prendre les messages et fournir un premier niveau d’information
• Gérer et anticiper l’agenda du DGA et de la directrice (déplacements et réunions)
• Assurer l’accueil des visiteurs du service
• Prioriser les missions et s’adapter aux changements d’agendas
• Organiser les déplacements du DGA, de la directrice, de ses adjointes et des agents du service (réservation des billets de transport, de l’hébergement, des taxis etc.)
• Assurer le suivi RH des dossiers des agents de la direction : convoquer des candidats en entretien, gérer les congés des agents dans KELIO, suivi des évaluations annuelles
• Organiser la prise de poste des nouveaux agents de la direction en lien avec les directions supports et prévoir les départs
• Référent systèmes d’information : assurer l’interface pour les agents en cas de dysfonctionnement

Savoir faire :

• Respecter des délais et des engagements
• Capacités rédactionnelles
• Saisir et mettre en forme des documents
• Enregistrer et classer des documents
• Gérer un agenda
• Fournir un accueil de qualité

Savoir être :

• Sens de la confidentialité, discrétion
• Disponibilité
• Gestion du temps et des priorités
• Esprit d’initiative et réactivité
• Aisance relationnelle
• Méthodique
• Rigueur et organisation
• Capacité à travailler en autonomie
  
  

Connaissances :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’OFII
• Maîtrise des logiciels du pack office (Word, Excel, Powerpoint)
• Connaitre le système de management de développement durable, appliquer les processus afférents et contribuer à leur amélioration