Responsable du bureau l'accueil et de l'intégration - Direction territoriale de Créteil

Office Français de L'Immigration et de L'Intégration (OFII)

L'Office Français de l'Immigration et de l'Intégration (OFII) est un établissement public administratif placé sous la tutelle du Ministère de l'Intérieur, dont  les cinq missions principales sont  :
- L'accueil et l'intégration des immigrés autorisés à séjourner durablement en France et signataires à ce titre d'un contrat d'intégration républicaine avec l'Etat 
- L'accueil et l'accompagnement des demandeurs d'asile
- L'aide au retour et à la réinsertion des étrangers dans leur pays d'origine
- La gestion des procédures de l'immigration régulière aux côtés ou pour le compte des préfectures et des postes diplomatiques et consulaires.
- L'émission de l'avis médical dans le cadre de la procédure d'autorisation de séjour pour raisons de santé.

L'OFII travaille avec tous les acteurs institutionnels en France et à l'étranger, préfectures, postes diplomatiques et consulaires, afin d'apporter la meilleure offre de service aux publics migrants et aux employeurs d'étrangers en situation régulière.

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus sur : www.ofii.fr

Sous la responsabilité du directeur territorial et de son adjointe, le/la responsable du bureau assure la mise en œuvre des procédures d’accueil et d’intégration (BAI) et veille au bon fonctionnement des services par un encadrement adapté aux activités.Il/elle s’assure également du bon déroulement des marchés CIR et veille au respect du cahier des charges par les prestataires. Il/elle assure le suivi administratif et financier des marchés et participe au contrôle des titulaires des différents marchés contractés.

Management, coordination, animation et pilotage du bureau BAI

-  Répartir les activités, élaborer les plannings des agents
- Organiser les activités du bureau, les coordonner (le cas échéant en lien avec les autres services de la direction territoriale) et les contrôler
-  Veiller au respect des dispositifs, au bon fonctionnement des procédures et au niveau de qualité des prestations
-  Être un(e) référent(e) pour les agents, leur fournir conseils et informations sur les modalités de mise en œuvre des procédures
-  Favoriser la cohésion d’équipe : organiser les réunions d’équipe, prévenir et gérer les conflits et intégrer les nouveaux agents
-  Assurer l’évaluation des agents
-  Participer aux réflexions conduites dans le domaine d’activité du bureau et aux réunions internes de coordination
-  Suivre l’évolution de la réglementation en vigueur dans son domaine, diffuser l’information auprès des agents et veiller à son application

Suivi d’activité

-  Participer à la création d’outils de planification et de suivi
-  Préparer et vérifier les données statistiques et rapports périodiques des bureaux et en assurer la transmission à sa hiérarchie

Relations avec les partenaires institutionnels ou privés
-  Assurer les liaisons fonctionnelles avec les différents partenaires institutionnels ou privés
-  Participer aux réunions extérieures de coordination à la demande de sa hiérarchie
-  Promouvoir les dispositifs auprès des partenaires

Animation des relations avec les prestataires intégration

-  Veiller à l’adéquation permanente entre l’offre de service et les besoins de formation
-  Préparer les réunions de coordination, les animer sur demande de sa hiérarchie
-  Diffuser les consignes du service central auprès des prestataires
-  Proposer des améliorations aux prestataires
Suivi du dispositif
-  Utiliser les outils de suivi de la présence aux formations
-  Recueillir et consolider les informations quantitatives et qualitatives nécessaires au suivi des dispositifs du CIR
-  Assurer le suivi quotidien des bons de commande

Suivi et contrôle des marchés

-  S’assurer de la conformité des prestations au regard du cahier des charges et des résultats attendus
-  Notifier au titulaire du marché les manquements aux conditions du cahier des charges
-  Vérifier les conditions d’exécution du marché et notamment le respect des délais
-  Alerter la DAF ou la DAI en cas d’incidents ou de contentieux potentiels

-  Identifier les besoins et commander aux titulaires les prestations de service, en lien avec l’agent d’ordonnancement et la chargée du suivi des marchés CIR

-  Assurer le suivi financier régulier et communiquer les éléments physico financiers au siège

-  Organiser le dispositif de contrôle des prestataires, réaliser les contrôles sur place et rendre compte de son évaluation

Savoir-faire :

- Capacité à manager

- Organiser et planifier les tâches

- Capacité d’adaptation, réactivité

- Relayer et respecter des consignes

- Capacité d’analyse et de synthèse

- Capacité à rendre compte

- Conduire des réunions internes

- Gérer les relations avec les partenaires concernés

- Grande disponibilité

 
Savoir être :

- Compétences relationnelles

- Savoir gérer ses priorités

- Etre polyvalent(e)

- Autonomie et sens de l’initiative

 
Connaissances :

- Réglementation relative aux procédures d’immigration, d’accueil et d’intégration

- Connaissance des applications informatiques métier

- Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word)

- Notions de techniques financières et de gestion

- Langues étrangères

- Permis B